Dokumentdeling
Etusivu / Easoft Docs / Funksjoner /
Del dokumenter sikkert
Å skrive ut, skanne og sende dokumenter som håndteres på papir er tungvint og utdatert. Å dele elektroniske dokumenter er heller ikke alltid enkelt – datasikkerheten kan bli kompromittert dersom delingen ikke skjer på riktig måte. I tillegg risikerer man at ikke all informasjon når frem til relevante parter uten et velfungerende system.
Med Easoft Docs er det både sikkert og enkelt å dele dokumenter. Når dokumentet er fylt ut, lagres det automatisk uten at du trenger å lagre det manuelt.
Det ferdige dokumentet lagres automatisk i systemet under riktig kunde i kundemappen. Derfra kan du enkelt finne det igjen senere ved behov. Enkeltstående dokumenter kan også deles smidig med personer som for eksempel skal lese eller signere dokumentet.
Dokumentet kan deles via e-post
(til én eller flere e-postadresser)
Dokumentet kan deles via apper som allerede finnes på enheten din
(for eksempel WhatsApp, Google Drive, Dropbox)
Dokumenter lagres i kundespesifikke mapper
I Easoft Docs lagres dokumenter i kundespesifikke mapper. Mappens visuelle utseende kan tilpasses, for eksempel ved å velge et personlig forsidebilde og legge til en passende beskrivende tekst.
En kundespesifikk mappe kan deles med flere personer. Mottakere kan tildeles ulike roller avhengig av hva de skal gjøre og hva de skal ha tilgang til:
- leser kan kun lese
- kommentator kan lese, signere og kommentere
- utfyller kan lese, kommentere, signere og fylle ut dokumenter samt legge til filer
Når du deler en mappe, kan du legge til en medfølgende melding til mottakeren. Du kan også sette opp automatiske e-postvarsler, slik at mottakeren blir informert når nye dokumenter deles i mappen.
Begrens synligheten til dokumenter
Dersom du ikke ønsker at alle dokumenter i kundemappen skal være tilgjengelige for alle som har tilgang til mappen, kan du begrense synligheten på dokumentene. For eksempel kan enkelte dokumenter være ment kun for intern bruk i virksomheten.
Likevel blir dokumenthåndteringen enklere dersom alle dokumenter knyttet til kunden er samlet på ett sted.
Begrensning av dokumenters synlighet gjøres ved hjelp av tagger. For eksempel kan du med taggen «intern» angi at dokumentet kun er synlig for interne brukere i virksomheten. I dette tilfellet vil ingen utenfor selskapet kunne se dokumentet, selv om de har tilgang til mappen.
Vi presenterer funksjonene kostnadsfritt
Funksjonell dokumentasjon er en viktig del av virksomhetsledelse og effektivitet. Easoft Docs tilbyr løsninger for å opprette, redigere og administrere dokumenter. I et kostnadsfritt 30-minutters fjernmøte kartlegger vi dine dokumentasjonsbehov og introduserer Easoft Docs.