Dokumentredigerer
Etusivu / Easoft Docs / Funksjoner /
Dokumentmalene som opprettes med dokumentredigereren inneholder nøyaktig det som er relevant for virksomheten din. Det finnes ingen overflødige elementer i dokumentmalen du selv har laget, noe som gagner både den som fyller ut dokumentet og mottakeren.
Et skreddersydd eller egenutformet dokument gjenspeiler virksomhetens visuelle identitet og tonalitet, der både utseende og innhold er enhetlige og tilpasset din spesifikke kommunikasjonsstil. Et dokument som er laget med dine behov i fokus, bidrar til en positiv og effektiv opplevelse både for den som fyller det ut og for leseren.
Hva er dokumentredigereren?
Dokumentredigereren er et verktøy i Easoft Docs som gjør det mulig å opprette dokumenter tilpasset organisasjonens spesifikke behov. Du kan legge til utfyllbare felt eller automatisk utfylte felt i malene. Når du oppretter et dokument, velger du de nødvendige feltene og kan redigere titler og forklaringer. Du kan se sluttresultatet i sanntid mens du bygger opp dokumentets struktur. Basert på valgene du gjør i systemet, opprettes det deretter et skreddersydd dokument med de spesifikke feltene, alternativene og informasjonen du har valgt.
Felt som fylles ut automatisk og manuelt
Når du fyller ut et skjema i systemet, kan enkelte felt automatisk fylles inn med relevant informasjon. Systemet henter data som kundeinformasjon eller forfatterens navn i en rapport, noe som sparer tid og reduserer risikoen for feil. Det kan også utføre beregninger, for eksempel beregne mengden brukt materiale.
Det finnes flere typer utfyllbare felt: tekstfelt, nedtrekksmenyer, sjekklister, tallfelt og bildefelt. For eksempel kan bygningstype velges fra en nedtrekksmeny (enebolig, rekkehus, leilighetsbygg, tomannsbolig eller annet).
I sjekklisten kan du notere for eksempel arbeidsoppgaver som skal kontrolleres og krysses av. Du kan legge til et bildetekstfelt og et tegneverktøy i bildefeltet, noe som gjør at personen som fyller ut dokumentet kan legge til kommentarer knyttet til bildet.
Dokumentredigerer og layoutendringer
Med Easoft Docs dokumentredigerer kan du enkelt tilpasse utseendet på dokumentene dine for å skape en enhetlig og profesjonell presentasjon. Uansett hvem som fyller ut dokumentet, sørger systemet for at alle filer får et konsistent og lettlest uttrykk.
Det er enkelt å redigere dokumentets utseende. Når du oppretter et dokument, kan du for eksempel tilpasse følgende:
- Topptekst, bunntekst og marger: Du kan legge til en enhetlig topptekst og bunntekst på hver side i dokumentet. Ofte inneholder toppteksten en logo og bunnteksten firmainformasjon. Hvis dokumentet har en forside, er topp- og bunntekst vanligvis skjult på første side. Det er også mulig å justere avstander mellom elementer og sidemarger.
- Tekststiler: Du kan velge skrifttype, skriftstørrelse og farge for dokumentet. Ved behov kan tekst også være kursiv, fet eller understreket. Du kan også justere teksten til venstre, høyre eller midtstilt.
- Bilder: Layout og størrelse på bilder påvirker i stor grad utseendet på det ferdige dokumentet. Du kan velge maksimal bredde og høyde på bilder i innstillingene for bildeelementet. Kanskje ønsker du at forsidebildet skal være i full størrelse, mens bilder i innholdet bør være mindre. Du kan også velge et bakgrunnsbilde for hele siden, som øvrig innhold plasseres oppå.
- Forside og vedlegg: Du kan bruke dokumentredigereren til å lage en forside til dokumentet. I tillegg kan du legge til standardvedlegg på slutten av dokumentet, for eksempel vedlikeholdsinstruksjoner, avtalevilkår eller laboratorieresultater.
Tips for å lage dokumentmaler
Når du oppretter et dokument, bør du legge til rette for at det kan fylles ut så enkelt og raskt som mulig. Disse tipsene hjelper deg med å lage en praktisk dokumentmal:
- Bruk alltid nedtrekksmenyer i stedet for fritekstfelt der det er mulig. Dette reduserer behovet for skriving.
- Bruk standardtekster.
- Fjern alle unødvendige felt fra dokumentmalen, og behold kun det som er relevant.
- Legg til utfyllingsinstruksjoner og ferdige svaralternativer ved behov. Dette gjør det enklere for brukeren å vite hvilken informasjon som skal fylles inn hvor.
- Bruk så mange automatisk utfylte felt som mulig. Det er ikke nødvendig å skrive inn kundeinformasjon manuelt når systemet kan hente dette automatisk. Beregningsfunksjonen reduserer også arbeidsmengden ved at beregninger skjer automatisk.
- Hold utfyllingsvisningen så enkel, kort og tydelig som mulig. Skjul autofylte felt fra visningen ved behov, slik at de kun vises i det ferdige PDF-dokumentet.
Vi presenterer funksjonene kostnadsfritt
Funksjonell dokumentasjon er en viktig del av virksomhetsledelse og effektivitet. Easoft Docs tilbyr løsninger for å opprette, redigere og administrere dokumenter. I et kostnadsfritt 30-minutters fjernmøte kartlegger vi dine dokumentasjonsbehov og introduserer Easoft Docs.