Dokumenthåndtering – enkelt og sikkert
Etusivu / Easoft Docs / Funksjoner /
Korrekt håndtering og lagring av dokumenter er en nøkkelfaktor for en effektiv og vellykket virksomhet.
Når all dokumentasjon er samlet digitalt i Easoft Docs, trenger dere ikke lenger å lete i permer og løse papirer for å finne viktig informasjon. Alt lagres på ett sted, noe som gjør det enklere å sikre kvalitet og opprettholde god struktur i prosjektene deres. Når riktig informasjon alltid er tilgjengelig, blir det også enklere å levere rask og effektiv service til kundene. Dersom det oppstår en reklamasjon, kan dere enkelt gå tilbake i dokumentasjonen og finne dokumentasjon i form av tekst og bilder, noe som gjør håndteringen både smidigere og mer pålitelig.
I Easoft Docs lagres dokumenter automatisk under riktig kunde
Si farvel til bortkomne permer, uoversiktlige mapper og utdaterte kundedata.
Effektiv og sikker dokumenthåndtering med Easoft Docs – Med Easoft Docs håndteres dokumentene deres automatisk og strukturert. Hvert dokument lagres digitalt i kundespesifikke mapper, noe som eliminerer behovet for fysiske permer og mapper.
Easoft Docs gjør dokumenthåndtering sikker og enkel – Når et dokument fylles ut, lagres det automatisk uten at det må lagres manuelt. Dokumentet går derfor ikke tapt, selv om det oppstår avbrudd under utfyllingen.
Det ferdige dokumentet lagres automatisk i systemet under riktig kunde i kundemappen – Mappens visuelle utseende kan tilpasses, for eksempel ved å velge et personlig forsidebilde og legge til en beskrivende tekst.
Den kundespesifikke mappen kan deles med flere personer – Mottakere kan tildeles ulike roller basert på hva de skal gjøre og hvilke tilganger de trenger. Det er også mulig å opprette undermapper i kundemappen. Sletting av kundedata er enkelt, og data kan også eksporteres ved forespørsel (GDPR).
Tagger gjør dokumenthåndteringen enklere
Hvis du ikke ønsker at alle dokumenter i kundemappen skal være tilgjengelige for alle som har tilgang til mappen, kan du begrense synligheten på dokumentene. Likevel blir dokumenthåndteringen enklere dersom alle kundens dokumenter er samlet på ett sted.
Begrensning av dokumenters synlighet gjøres ved hjelp av tagger. For eksempel kan du med taggen «intern» sette dokumentet slik at det kun er synlig for interne brukere i virksomheten. I dette tilfellet vil ingen utenfor selskapet kunne se dokumentet, selv om de har tilgang til mappen.
Tagger kan også opprettes og brukes til for eksempel fakturering, ettermarked, vedlikehold og periodiske kontroller. Identifikatorer og kategorier kan også brukes til å følge opp dokumentasjon: med disse kan du få sanntidsoversikt over hvordan dokumenter fylles ut innen ulike kategorier. Det er også mulig å angi standardtagger på dokumentmaler, som automatisk brukes når dokumentet fylles ut.
Vi presenterer funksjonene kostnadsfritt
Funksjonell dokumentasjon er en viktig del av virksomhetsledelse og effektivitet. Easoft Docs tilbyr løsninger for å opprette, redigere og administrere dokumenter. I et kostnadsfritt 30-minutters fjernmøte kartlegger vi dine dokumentasjonsbehov og introduserer Easoft Docs.