Fylle ut dokument
Etusivu / Easoft Docs / Funksjoner /
Elektronisk dokumentasjon kan spare organisasjonen deres for hundrevis av timer hvert år
PDF-filer med liten tekst og trange tekstfelt kan gjøre dokumentasjonen ineffektiv og tidkrevende. Når et bilde skal legges ved et dokument, eller når et dokument må skrives ut for signering, blir arbeidet ofte ufullstendig eller avbrutt.
Med Easoft Docs blir dokumentasjon ekstra smidig. All nødvendig informasjon registreres direkte i systemet på kort tid med noen få klikk. Dokumentasjon kan utføres på hvilken som helst enhet, og alle kan oppdatere dokumentet i sanntid.
Dokumentasjonen starter med å velge en dokumentmal
Når du tar i bruk Easoft Docs, får du tilgang til et omfattende dokumentbibliotek med hundrevis av ferdige maler. Dokumentasjonen starter med at du velger en passende mal fra virksomhetens dokumentbank, hvor du også kan opprette egne dokumenter med den innebygde dokumentredigereren. Dokumentbiblioteket inneholder standardiserte maler for blant annet installasjonsprotokoller for luftvarmepumper, arbeidsdagbøker og brannsikkerhetsrapporter.
Alle dokumenter kan tilpasses for å gjenspeile virksomhetens grafiske profil, med justerbare farger, layout og innhold. Dokumentasjonen gjennomføres smidig via digitale sjekklister, hvor alle kontroller og notater lagres direkte. Når arbeidet er ferdig, genereres en digital PDF som enkelt kan deles med relevante interessenter i sanntid.
Enkel og mobiltilpasset dokumenthåndtering
Easoft Docs er utviklet for å fungere sømløst på alle typer enheter, inkludert smarttelefoner, nettbrett og PC. Det brukervennlige grensesnittet har tydelige knapper og funksjoner som gjør dokumentasjon enkel og effektiv – også på mindre skjermer.
Når en bruker velger en dokumentmal, åpnes en intuitiv utfyllingsvisning der tekstfelt raskt kan fylles ut, alternativer enkelt velges og bilder smidig legges til via enhetens kamera eller bildegalleri. Det innebygde tegneverktøyet gjør det også mulig å markere og kommentere bilder direkte i dokumentet for enda tydeligere dokumentasjon.
Dokumentet fylles nærmest av seg selv når personen som registrerer informasjon følger sjekklistene i systemet og legger ved bilder av objektet i henhold til instruksjonene.
De integrerte sjekklistene i systemet veileder brukeren gjennom dokumentasjonsprosessen, noe som sikrer en enhetlig og strukturert håndtering. Dette skaper en kobling mellom salg og installasjon, samtidig som det forenkler kvalitetskontrollen. Når dokumentasjonen er ferdig, markerer brukeren arbeidsoppgavene som fullført og kan ved behov be om en elektronisk signatur for å sikre full verifisering.
Når dokumentasjonen er fullført og utfylt, markerer medarbeideren arbeidsoppgavene som ferdige og ber om elektronisk signatur ved behov.
Lagre og dele et dokument
Dersom et dokument må signeres, kan dette gjøres elektronisk, enten lokalt eller med sterk autentisering. Dette eliminerer behovet for å skrive ut, skanne og sende dokumenter per post, noe som sparer både tid og ressurser.
Det ferdige dokumentet lagres automatisk i systemet under riktig kunde, noe som gjør det enkelt å finne igjen senere. For å forenkle dokumenthåndteringen kan brukeren legge til tagger, som gjør det enkelt å søke etter dokumenter. Dokumentet kan også deles direkte via e-post eller meldingsapper
Vi presenterer funksjonene kostnadsfritt
Funksjonell dokumentasjon er en viktig del av virksomhetsledelse og effektivitet. Easoft Docs tilbyr løsninger for å opprette, redigere og administrere dokumenter. I et kostnadsfritt 30-minutters fjernmøte kartlegger vi dine dokumentasjonsbehov og introduserer Easoft Docs.